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私が、入力ミスを無くすために気をつけていること3つ。


photo credit: Daniel*1977 via photopin cc

こんばんは。
さいたか(@sai_taka)です!

先日、会社で「指示書の間違いからの事故が多い」と注意喚起がありました。

印刷・製本に関わる指示書は、記入する事項が多岐にわたります。
(用紙の銘柄・厚さ・枚数、印刷の通し枚数、装丁の種類、製本の種類や加工の種類、等々)

繁忙期は特に、入力ミス・転記ミスや計算違いなどが多くなりがちです。
また、通常だと関連部署で気付くことも、繁忙期だと見過ごされやすくなります。


私が注意していること3つ

1)入力作業は、一定の時間帯にまとめてやる。
2)入力した内容のチェックは、時間を置いてからする。
3)自分の集中できる時間帯を知る。


1)入力作業は、一定の時間帯にまとめてやる。

入力作業とチェック作業は、交互にやるよりも、まとめてやった方が効率的です。


2)入力した内容のチェックは、時間を置いてからする。

本当は、他の人にチェックをお願いするのが良いのですが、そうもいかないことがあります。
そんな時は、少しでも時間を置いてからチェックすると、より他人目線で判断できます。
「過去の自分」と「現在の自分」は、別人のようなものです。


3)自分の集中できる時間帯を知る。

人それぞれ、集中できる時間帯があるものです。
その時間帯をチェックにあてれば、より精度の高いチェックができます。

ちなみに私は、朝が一番集中できます。
次に、午後4時〜5時くらい。
逆にダメなのが、午後2時くらいと夜遅く。


チェックの精度を上げる。

人間のすることですから、ミスは完全に無くなることがありません。
チェックの精度を上げ、「間違いを発見すること」に力を入れたほうが良いのではないでしょうか。

みなさんはどう思われますか?


それでは、今日はこのへんで。

◇◇◇◇◇◇◇

最後までお読みいただき、ありがとうございました。
今回の記事が、あなたにとって何かのお役に立てれば幸いです。
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by:sai_taka



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Tag:ライフハック・仕事効率化  Trackback:0 comment:0 

片づけをしていて思った、溜まってしまう書類の傾向と対策について。

富士通 ScanSnap コンパクトスキャナ

こんばんは。
最近のマイブームは「片づけ祭り」、さいたか(@sai_taka)です!


「片付けまつり」プロジェクトが進行中。


今日は「片づけ祭り」の続き、書類片づけをしました。
朝から、昼食をはさんで7時間ほど。

いや~出るわ出るわ。
45リットルの袋4つと、スーパーでもらう大きめの袋2つ分ほどのゴミが。



片付けていて感じるのは、いかに必要のないものばかりか、ということです。
いや、最初から不要だったモノではなく、いつの間にか必要なくなっていた、という方が正しいでしょうか。

だいたい、次のような理由が考えられます。

傾向

1)とっておいた切り抜きなど。
  →時間が経って情報が古くなっている。

2)「いつかやろう」と思っていたことに関する書類。
  →もうその気持ちがなくなってしまって、不要になっている。

3)以前使った書類。
  →なんとなくとっておき、そのままになっている。

書類の量が多いと、自分で把握できなくなるので、こういうことが起きやすいですよね。

対策

1)デジタルで整理する!
  →例えば、Evernoteを活用するとか。

2)すぐ行動に移す!
  →「いつか」ではなく、なるべく「すぐに」行動を起こす。

3)プロジェクトが終わった後の整理を忘れない!
  →「終わり良ければすべて良し」ですね。


今年の目標の一つが、「家の中をスッキリする」なのです。
モノの量を、自分が把握できる範囲内で維持していきたいと思いました。


それでは、今日はこのへんで。

◇◇◇◇◇◇◇
最後までお読みいただき、ありがとうございました。
今回の記事が、あなたにとって何かのお役に立てれば幸いです。
よろしければ「いいね!」していただくと、励みになります。
どうぞよろしくお願い致します!

by:sai_taka


こんな記事もあります。
 読むと、片づけがしたくなる本。『人生がときめく片づけの魔法』[1]
 感情を基準にして片づけること。『人生がときめく片づけの魔法』[2]
 モノと向き合うことは、人生と向き合うこと。『人生がときめく片づけの魔法』[3]





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Tag:ライフハック・仕事効率化  Trackback:0 comment:0 

車を運転していてふと思った、GTDのこと。



こんばんは。
さいたか(@sai_taka)です。

◇◇◇
先日、信号待ちをしていた時の話。

なかなか車が動かないな…と思っていたら、5台ほど先のトラックが、信号が変わったのに止まったままでした。

気がつくと、となりの車線はガラガラ。
一つ前の車だけ見ていたので、最初は気がつきませんでした。

◇◇◇
目の前のことだけに気を取られていると、見えないことがあります。

運転中、前の車に気をつけるのは当然ですが、それだけでなく周りも見ることも大事です。

◇◇◇
タスク管理も同じで、目の前のタスクに集中しつつ、他のプロジェクトやタスクにも注意をする。
そのバランスが、とても大切だなと思いました。

ちょっと止まっているようなプロジェクトは、別のタスクを片付けることで、新しく展開することもあります。
また、違うプロジェクトを進めていると、それとは別の止まっていたことが動き出すかもしれません。

何かが止まっていても、別のことが進んでいることを実感すれば、ストレスも軽減されるでしょう。

◇◇◇
頭の中に「やるべきこと」すべてを入れていては、難しいことになります。
そのため、今年学びはじめたGTDが良いと、改めて思いました。

同時に、最近、レビューできていなかったなと反省。
頑張りたいと思います。


それでは、今日はこのへんで。
by:sai_taka


<過去の記事>
【今から学ぶ、GTD入門】第1回:GTDとは?


【今から学ぶ、GTD入門】第2回:「やるべきことを管理するための基本原則」


【今から学ぶ、GTD入門】第3回:GTD実践のための5つのステップ


【今から学ぶ、GTD入門】第4回:「収集」してみました。


【今から学ぶ、GTD入門】第5回:Inboxを空にするために「処理」をする。


【今から学ぶ、GTD入門】第6回:分類したものを「整理」する。


【今から学ぶ、GTD入門】第7回:定期的に「レビュー」する。


【今から学ぶ、GTD入門】第8回:リストにあることを「実行」していく。




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Tag:ライフハック・仕事効率化  Trackback:0 comment:0 

【「Google Tasks」活用・タスク管理】第6回:外回りで移動中など、外にいる時(その3)「DAYLINE」で、タスクとスケジュールを管理する。

こんばんは、sai_taka(@sai_taka)です。

前回は、「外回りで移動中など、外にいる時(その2)「GoTasks」を使う。」という記事でした。


今日ご紹介するアプリは、「DAYLINE」です。

外回りの途中、スケジュールを確認したいとか、予定を調整したい場面が出てくると思います。
また、歩いている時にふと、「あれをやっておこう」と思いついたりするものです。

そんな時に、使っています。

DAYLINE - Events and Tasks 1.1.3(¥250)App
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: yyutaka - Yutaka Yagiura(サイズ: 9.7 MB)
全てのバージョンの評価: (48件の評価)



2012-10-31 08.33.39 のコピー
開くと、この画面。
左側にスケジュール、右側にタスクが並びます。わかりやすい!

2012-10-31 08.34.21 のコピー
左スワイプするとスケジュールのみの表示。

2012-10-31 08.34.02 のコピー
右スワイプで、その日のタスクのラインに移動します。

2012-10-31 08.35.36 のコピー
その日のタスクのラインから、さらに右スワイプで、タスク全体の一覧。

2012-10-31 08.34.56 のコピー
スケジュールのラインから、さらに左スワイプで、設定画面。
「Google Tasks と同期」を、ONにしましょう。

カレンダーは、複数のアカウントを表示できます。
私は、仕事とプライベートアカウントを分けているので、両方表示させています。


外出先でiPhoneを使ってタスク・スケジュールを確認・追加しているアプリを3つ、3回にわたってご紹介しました。
他に「こんな便利なアプリがあるよ」という方がいらっしゃいましたら、ぜひ教えてください!



それでは、今日はこのへんで。

by:sai_taka



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Tag:ライフハック・仕事効率化  Trackback:0 comment:0 

【「Google Tasks」活用・タスク管理】第5回:外回りで移動中など、外にいる時(その2)「GoTasks」を使う!

こんばんは、sai_taka(@sai_taka)です。

前回は、「外回りで移動中など、外にいる時(その1)「Shoot!」を使う!」という記事でした。
今回は、前回の続き。


今日のアプリは、「GoTasks」です。
これも、無料。

GoTasks (Google Tasks™ client) 1.7.3(無料)App
カテゴリ: 仕事効率化, ビジネス
販売元: Evgeniy Shurakov - Evgeniy Shurakov(サイズ: 1.1 MB)
全てのバージョンの評価: (293件の評価)
+ iPhone/iPadの両方に対応


こんな感じで、タスクが表示されます。
2012-10-30 21.52.35
右下のボタンから、表示設定も変えられます。


2012-10-30 21.54.57
日付順、タイトル順、状態順。
降順・昇順も。

タスクをタップすることによって、次のようなことができます(初期設定)。
 シングルタップで、タスクを表示。
 ダブルタップで、タスクを編集。
 長押しタップで、タスクメニュー。

他にも、タスクの状態によって文字の色を変えたり、バッジや通知によるお知らせを設定できたりします。

さらに、行の右側にあるマークを押した状態で、その行を移動できます。
順番を並べ替えたい時に、けっこう重宝しますよ!


これで、外出先でも気になったことはドンドン打ち込み、タスクの確認や編集もできますね。

次回は、「DAYLINE」というアプリをご紹介します。


それでは、今日はこのへんで。

by:sai_taka



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プロフィール

sai_taka

Author:sai_taka
B型・かに座・寅年生まれの、ごく普通のサラリーマンです。

ここ数年、アロマテラピーに興味を持ち、勉強をはじめました。
2012年に、「AEAJ認定 アロマテラピーアドバイザー」の資格を取りました。現在は、さらに上位の資格を目指して勉強中。

「心に余裕を生み出して、自分に優しく・他人に優しく。」
ひとりひとりがそうなれば、社会全体が良くなるはず。

アロマテラピーやライフハック、ガジェットを活用し、ストレスフリーな生活を送るための方法を探しています。

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